Die Zeiterfassung
Mit der Zeiterfassung in SP-EXPERT wird gebuchte Zeit registriert, bewertet und wenn nötig korrigiert. Die Zeitbuchungen können dabei zum einen aus der angebundenen Zeiterfassungs-Hardware übernommen werden, zum anderen besteht die Möglichkeit, die Daten über das SP-EXPERT Web-Terminal zu erfassen. Das bietet sich in Verbindung mit der Produktzeiterfassung an (siehe Dokumente zu Web-Terminal und Produktzeiterfassung). Unsere Kunden bekommen bei Interflex alles aus einer Hand: Terminals, Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung. Allerdings können auch Systeme von Drittanbietern problemlos angebunden werden. Die erfassten Daten werden automatisch auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft. Eventuell auftretende Unstimmigkeiten (z. B. Mehrfachstempelung) können in einer übersichtlichen Bildschirmmaske korrigiert werden. Die Bewertung ermöglicht einen Vergleich der in der Einsatzplanung ursprünglich geplanten Vorgaben mit den tatsächlich erfassten Daten.
Über Schnittstellen kann die Zeiterfassung in SP-EXPERT mit finanzwirtschaftlichen EDVProzessen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kosten-/Leistungsrechnung, Faktura oder Kalkulation kommunizieren, was die Buchhaltung deutlich entlastet.
Worin besteht der Nutzen der Zeiterfassung?
Vorteile für den Zeit(erfassungs)beauftragten und den Personaldisponenten:
- Übersicht über Abweichungen der aus geführten Zeitbuchungen von der Einsatzplanung
- Vereinfachung der Nachbearbeitung durch automatische Korrekturen und detaillierte Anzeige von Zeiterfassungsfehlern
- Abbildung auch von individuellen Betriebsvereinbarungen
- Leichte Fehlerbearbeitung in einer dafür praktikablen Maske
- Durch die Verknüpfung der Zeiterfassung mit der Einsatzplanung werden Produktivzeiten ausgewiesen.
Die Geschäftsführung profitiert durch:
- Erleichterung der Kontrollaufgaben hinsichtlich geleisteter Arbeitszeit pro Mitarbeiter, Mitarbeitergruppe, Arbeitsplatz, Betriebsbereich
- Realisierung einer Anwesenheitskontrolle
- Erleichterung und Fundierung von Entscheidungsprozessen basierend auf aussagekräftigen Reportingfunktionen und schneller Verfügbarkeit von Zeitdaten
- Investitionsschutz und Zukunftssicherheit der Zeiterfassungslösung
- Offenheit zur Veränderung von Arbeitszeitmodellen, z. B. Umstellung auf Jahresarbeitszeit, Änderung der wöchentlichen Arbeitszeit.
Die Beschäftigten und deren Vertretung genießen folgende Vorteile:
- Einfachheit in der Erfassung von Zeit daten durch geeignete Medien bzw. Mechanismen, z. B. kontaktlose Verfahren, Telefon oder Web-Terminal
- Sicherstellung des Datenschutzes im Umgang mit den erfassten Daten durch ein geeignetes Benutzerkonzept
- Nutzung des Web-Terminals zur Erfasung von Zeitdaten und zur weiterführenden Nutzung im Sinne der Mitbestim- mung (z. B. durch Wunschdiensteintrag etc.)
- Erleichterung des Informationsflusses, z. B. zur Erfragung von verbleibendem Urlaub etc.
- Sicherstellung der exakten und damit gerechten Zeiterfassung durch Vermeidung von Fehlern, z. B. vergessene Zeiteinträge etc.
- Möglichkeit einer minutengenauen Abrechnung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit
- Erleichterte Mitarbeiterselbstkontrolle, z. B. durch ausdruckbare Stundenlisten.
Die technische Leitung profitiert durch:
- Problemlose Einbettung der Zeiterfas sung in andere IT-gestützte Prozesse wie z. B. Lohn- und Gehaltsrechnung über Standard-Schnittstellen
- Integration von Türöffnung und Türüberwachung
- Schnelle Implementierung und Inbetriebnahme des Zeiterfassungssystems
- Konformität der Zeiterfassung mit modernen und erprobten Industriestandards.
Auf der Ebene der Betriebssicherheit nutzen Sie folgende Faktoren:
- Steigerung der Betriebssicherheit durch Nutzung einer kombinierten Zutrittskontrolle. Über geeignete Informationsträger (z. B. Speicherchip, Ausweise, Schlüsselanhänger und/oder Biometrie) wird unautorisierter Zutritt unterbunden.
- „Alles aus einer Hand“
- Einsatz von Soft- und Hardware von einem Hersteller
Auf der Ebene der Finanzbuchhaltung profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
- Vereinfachung der Datenübernahme zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Reduktion von Reklamationen der Mitarbeiter durch frühzeitiges Erkennen und Korrigieren von Zeiterfassungs fehlern
- Ermittlung von Projektkosten durch Zeiterfassung mit Kostenstellenwechsel
- Erleichterung der Datenübernahme zur Fakturierung
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